SISTEM DAN ORGANISASI

SISTEM DAN ORGANISASI

DEFINISI SISTEM

Sistem adalah suatu elemen-elemen yang saling berhubungan satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sistem terdiri dari komponen – komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem terdiri dari system alamiah (sistem tata surya, sistem galaksi)  dan sistem yang dibuat manusia (sistem penjualan, sistem akuntansi).

SYARAT-SYARAT SISTEM

a.       Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.

b.      Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

c.       Adanya hubungan diantara elemen sistem.

d.      Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.

e.       Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

ELEMEN SISTEM

a.       Masukan

Masukan (Input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.

b.      Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transfer misi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa hal-hal yang tidak berguna

c.       Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informai, saran, cetakan laporan dan sebagainya.

d.      Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

TUJUAN SISTEM

Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan lain berbeda-beda.

Begitu pula yang berlaku pada sistem informasi. Setiap sistem informasi memiliki suatu tujuan, tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan utama yang umum ada tiga macam (Hall, 2001) yaitu :

a.       Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen

b.      Untuk mendukung pengambilan keputusan

c.       Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan

Secara lebih spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani. Namun, kecenderungan penggunaan sistem informasi lebih ditunjukkan pada usaha menuju keunggulan kompetitif, yang artinya mampu bersaing dan mengungguli pesaing.

KLASIFIKASI SISTEM

1.      Sistem Abstrak dan Sistem Fisik ( PHYSICAL SYSTEM ) :

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep.

Sistem fisik adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat.

2.      Sistem Deterministik dan Probabilistik

Sistem deterministik adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat.

Sistem probabilistik adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas.

3.      Sistem Tertutup dan Terbuka

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem  yang tidak bertukar materi, informasi, atau energy dengan lingkungan.

Sistem tebuka (open sistem) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan.

4.      Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamian (natural sistem) adalah sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh manusia).

Sistem buatan manusia  (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia.

KARAKTERISIK SISTEM

a.       Organisasi

Organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya fungsi dari setiap bagian maupun sub bagian.

Contoh :

·    Fungsi direktur utama. Bertanggung jawab penuh terhadap mati atau hidupnya perusahaan  yang dipimpinnya.

·    Fungsi departemen marketing. Bertanggung jawab penuh atas kelancaran pembuatan produk dengan jalan mencari langganan pembeli.

·   Fungsi departemen keuangan dan administrasi. Bertanggung jawab atas kelancaran pengeluaran keuangan perusahaan.

b.      Interaksi

Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya.

Contoh : SA dengan P dengan DE dan sebaliknya. SA : Sistem Analis, P : Programmer, DE : Data entry.

c.       Interdependensi

Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya.

Contoh : Bagian marketing saling bergantung dengan bagian produksi dan bagian keuangan dan administrasi dalam hal penagihan pada customer.

d.      Integritas

Suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan.

Contoh : Bagian marketing mendapat pesanan 100 buah mobil tapi hanya mampu menyediakan 50 unit. Untuk menangani masalah ini diadakan kerjasama dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama.

e.       Main objection ( tujuan utama ).

Pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem.

Contoh : suatu perusahaan memerlukan pemusatan tujuan

DEFINISI ORGANISASI

Pengorganisasian adalah sebuah sistematis dalam pengembangan kerja, dalam rangka mencapai tujuan yang telah di tetapkan secara struktur dan sistematis.

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

UNSUR ORGANISASI

Dalam organisasi terdapat unsur – unsur sebagai berikut

a.       Sekelompok manusia yang diarahkan untuk berkerjasama

b.      Melakukan kegiatan yang telah ditetapkan

c.       Kegiatan diarahkan untuk mencapai tujuan

UNSUR-UNSUR DASAR YANG MEMBENTUK ORGANISASI

a.       Adanya tujuan bersama

b.      Adanya kerjasama dua orang atau lebih

c.       Adanya pembagian tugas

d.      Adanya kehendak untuk bekerja sama

FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI

1.      Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2.      Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.  Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

4.      Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

1.      Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

2.      Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.

3.      Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

4.      Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

5.      Organisasi Formal dan Informal

Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya.